Autor: Ile naprawdę zapłacisz za newsletter, gdy masz 1000 kontaktów? Cennik pokazuje jedną kwotę, a na koncie firmowym ląduje inna: dochodzi VAT, czasem przeliczenie z dolarów, czasem płatność z góry za rok. Poniżej liczę to dla jednego, konkretnego progu: 1000 kontaktów i jeden użytkownik, w czterech narzędziach z naszego katalogu. Wszystkie wyliczenia zrobiłam 21 października 2026 r.
Założenia wyliczeń
Żeby liczby były porównywalne, przyjęłam stałe założenia. Jeśli Twoja sytuacja jest inna, wynik też będzie inny.
- Baza: dokładnie 1000 kontaktów (subskrybentów). Przy 1001 kontaktach część dostawców przeskakuje na wyższy próg.
- Użytkownicy: jedna osoba obsługuje newsletter.
- Plan: najtańszy płatny plan, który obsługuje 1000 kontaktów.
- Ceny netto: tak podają je cenniki (GetResponse i edrone wprost piszą o kwotach netto, MailerLite zaznacza, że ceny mogą podlegać podatkom, a HubSpot, że cena jest w USD i podlega podatkowi).
- VAT 23%: liczony od ceny netto, bez zaokrągleń pośrednich.
- Kurs dolara: średni kurs NBP z tabeli 204/A/NBP/2026 z 20 października 2026 r.: 1 USD = 3,8959 zł. Bank lub operator karty przeliczy płatność po swoim kursie, więc realna kwota może się różnić o kilka procent.
Tabela zbiorcza: newsletter dla 1000 kontaktów
| Narzędzie i plan | Cena netto za miesiąc (płatność miesięczna) | Co dostajesz w tym planie |
|---|---|---|
| MailerLite Comfort | 69 zł/mies. | 3 użytkowników, 50 automatyzacji, 10 formularzy, 10 stron |
| GetResponse Starter | 59 zł/mies. | wysyłki bez limitu, 1 automatyzacja, 3 użytkowników |
| edrone (próg 1000 kontaktów) | 390 zł/mies. | pełny pakiet funkcji, nastawiony na sklepy internetowe |
| HubSpot Starter | 20 USD/mies./stanowisko | e-mail marketing w ramach CRM, płatność za stanowisko |
Przy płatności rocznej cena za miesiąc spada: w MailerLite Comfort do 62,10 zł/mies., w GetResponse Starter do 48,38 zł/mies.. edrone nie podaje w cenniku osobnej ceny rocznej, a cena HubSpot zależy od aktualnej promocji (więcej niżej).
Zakres funkcji podaję według cenników dostawców i naszych kart narzędzi. Ceny w tabeli aktualizują się same, gdy zmienimy je w katalogu.
Ile to wychodzi w złotówkach brutto
Gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT
Jeśli rozliczasz VAT, podatek od faktury za narzędzie zwykle odliczasz, więc realnym kosztem jest kwota netto. Przy dostawcy z Polski VAT jest na fakturze i odzyskujesz go w deklaracji. Przy dostawcy z innego kraju UE faktura jest zwykle bez polskiego VAT, a Ty rozliczasz import usług: wykazujesz VAT należny i jednocześnie naliczony. Dla czynnego podatnika to w praktyce zero złotych, ale formalności trzeba dopilnować, w tym rejestrację VAT-UE przed zakupem usługi.
Gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT
Tu zaczyna się różnica, którą wiele małych firm pomija. Według serwisu biznes.gov.pl podatnik zwolniony, który kupuje usługę od kontrahenta z UE (gdy miejscem świadczenia jest Polska), musi zarejestrować się do VAT-UE i rozliczyć VAT od tej transakcji. Sama rejestracja nie odbiera zwolnienia. Zwolniony podatnik nie odliczy jednak tego VAT, więc realnym kosztem jest cena brutto, niezależnie od tego, czy dostawca jest z Polski, czy z zagranicy.
Wyliczenie brutto (VAT 23%) dla cen obowiązujących 21 października 2026 r. Kolumna netto pokazuje aktualną cenę z katalogu, a kwoty brutto policzyłam dla stawek z tego dnia:
| Narzędzie i plan | Netto za miesiąc | Brutto za miesiąc | Brutto za 12 miesięcy (płatność miesięczna) |
|---|---|---|---|
| GetResponse Starter | 59 zł/mies. | 72,57 zł | 870,84 zł |
| MailerLite Comfort | 69 zł/mies. | 84,87 zł | 1018,44 zł |
| HubSpot Starter (1 stanowisko, cena standardowa) | 77,92 zł (po kursie NBP) | 95,84 zł | 1150,08 zł |
| edrone | 390 zł/mies. | 479,70 zł | 5756,40 zł |
Przy płatności rocznej MailerLite daje ok. 10% zniżki, a GetResponse 18%. W GetResponse oznacza to jednorazowy przelew za cały rok, więc sprawdź, czy taki wydatek z góry pasuje do Twoich przepływów.
Na co uważać przy każdym z narzędzi
HubSpot: dolar, stanowisko i kontakty marketingowe
HubSpot liczy opłatę za stanowisko, a nie za bazę. Na stronie planu Starter widnieje też promocja dla nowych klientów (od 10 USD/mies./stanowisko przy płatności miesięcznej), ale jest ograniczona czasowo, więc nie liczyłam jej w tabeli. Ważniejsze: HubSpot pisze, że limit wysyłek zależy od wykupionego progu kontaktów marketingowych, a rachunek rośnie po przekroczeniu tego progu. Na stronie Startera nie udało mi się potwierdzić, ile kontaktów marketingowych jest w cenie, więc sprawdź to w katalogu produktów HubSpot przed zakupem.
edrone: inna liga cenowa
edrone kosztuje wyraźnie więcej, bo to system dla e-commerce (scenariusze automatyzacji, odzyskiwanie porzuconych koszyków, SMS). Jeśli nie prowadzisz sklepu, porównywanie go z prostym newsletterem nie ma sensu. Jeśli prowadzisz, porównuj go raczej z planami sklepowymi innych dostawców, np. GetResponse Marketer (239 zł/mies.).
MailerLite i GetResponse: próg 1000 to granica
Oba narzędzia skalują cenę z wielkością bazy. Jeśli dziś masz 950 kontaktów i zbierasz kilkadziesiąt miesięcznie, policz od razu cenę dla następnego progu. Pomoże w tym nasz dobór planu newslettera, który pokazuje najtańszy plan dziś i za rok. Różnice w funkcjach obu narzędzi rozpisaliśmy w porównaniu GetResponse vs MailerLite.
Przykład hipotetyczny: gabinet z 1000 kontaktów
Hipotetyczna fizjoterapeutka na zwolnieniu z VAT wysyła jeden newsletter miesięcznie do 1000 pacjentów i nie potrzebuje automatyzacji poza wiadomością powitalną. Najtańszą opcją w tym zestawieniu jest GetResponse Starter: 870,84 zł brutto rocznie przy płatności miesięcznej. Jeśli zależy jej na kilku automatyzacjach (np. przypomnienie po wizycie), MailerLite Comfort daje ich 50, za ok. 148 zł brutto rocznie więcej. Wybór zależy od tego, czy te automatyzacje faktycznie zostaną ustawione.
Szybka checklista przed zakupem
- Policz kontakty po wyczyszczeniu bazy z nieaktywnych adresów, bo płacisz za każdy kontakt.
- Sprawdź, kto wystawia fakturę i z jakiego kraju, bo od tego zależy rozliczenie VAT.
- Jeśli jesteś zwolniony z VAT i kupujesz od firmy z UE, zarejestruj się do VAT-UE przed pierwszą płatnością.
- Przy cenie w dolarach doliczaj zapas na kurs i prowizję banku.
- Porównaj cenę miesięczną z roczną i zdecyduj, czy chcesz płacić z góry.
Pełne zestawienie narzędzi znajdziesz w kategorii e-mail marketing. A jeśli nie masz pewności, czy w ogóle potrzebujesz płatnego narzędzia, odpowiedz na pięć pytań w teście Czy potrzebujesz narzędzia do newslettera?: czasem wynik brzmi po prostu „nie kupuj”.